Institutionsstyrelsen

Institutionsstyrelsens vid institutionen för Designvetenskaper, LTH, sammansättning 2023-07-01 – 2026-06-31

Prefekt: Jessica Wadin

Vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta lärare:

• Åsa Ek, Ergonomi och aerosolteknologi 
• Christina Isaxon, Ergonomi och aerosolteknologi 
• Glenn Johansson, Innovation
• Olof Kolte, Industridesign
• Damien Motte, Innovation
• Henrik Pålsson, Förpackningslogistik 
• Kirsten Rassmus-Gröhn, Certec

Övrig personal:

• David Eriksson, Verkstaden
• Susanne Nordbeck, Personal IDV
• Despina Christoforidou, Industridesign
• Kristel Öhman, Servicegruppen
• Doktorandrepresentant: Hugo Öhrneman
• Studentrepresentanter, grundutbildning: Mikaela Brand

• Styrelsens möten är beslutsmöten.
• Frånvaro vid styrelsemöten meddelas till sekreteraren i god tid.
• Styrelsemöten ska i allmänhet vara i högst två timmar.
• Styrelsens möten hålls på svenska.
• Strategiska och övergripande ärenden tas upp i institutionsstyrelsen.
• Protokollet skall normalt vara undertecknat senast två veckor efter det att styrelsemötet ägt rum. Kallelse, meddelandebilaga, protokoll samt underlag läggs därefter ut på institutionens intranät.
• Protokollet är ett beslutsprotokoll.
• Senast två veckor före styrelsemötet skickas information ut till alla anställda med datum för nästa möte och information om att eventuella ärenden ska skickas in till prefekten. Prefekten tar ställning till om det är ett ärende för IDV:s styrelse eller om annan instans är mer lämplig. I utskicket uppmanas också berörda att lämna uppgifter till meddelandelistan.
• Meddelandelista skickas ut tillsammans med kallelse senast en vecka innan styrelsemötet äger rum. Övriga underlag ska normalt sett skickas ut senast en vecka innan styrelsemötet äger rum.

/2014-11-24

Institutionens prefekt utses av LTH:s rektor efter förslag från institutionsstyrelsen och är en del av LTH:s ledningsfunktion. Normalt är att perioden är tre år. Prefekten är institutionens chef och svarar för den omedelbara ledningen av verksamheten och arbetar med planering och utveckling av verksamheten och ansvarar för institutionens resurser.

Vid sin sida har prefekten en Institutionsstyrelse som beslutar omövergripande och långsiktiga frågor som rör planering och utveckling av institutionens verksamhet och övergripande verksamhetsuppföljning. Institutionsstyrelsen ansvarsområden är långsiktig policy och strategisk planering, övergripande verksamhetsuppföljning, budgetfrågor inkl ekonomisk uppföljning och övergripande lokalfrågor. Styrelsen sammanträder normalt fyra (4) gånger per år. Styrelsens sammanträden är beslutssammanträden. Institutionsstyrelsen utses genom val på institutionen. Studeranderepresentanterna utses av Teknologkåren. Normalt är att perioden är tre år. 

Institutionsstyrelsen på Institutionen för designvetenskaper består av:

• Prefekt
• 6 representanter med konstnärlig eller vetenskaplig kompetens (disputerad lärare eller motsvarande)
• 3 representanter från övrig personal (TA och övriga lärare)
• 3 Studeranderepresentanter (utses av TLTH)

Styrelsen utser arbetsgrupper vilka under en bestämd tidsperiod arbetar med vissa specifika frågor.

Institutionen är organiserad i ämnesområden i vilka institutionen bedriver forskarutbildning. Inom varje ämnesområde utses en ämnesföreträdare (på engelska Head of Division).

Ställföreträdande prefekt/biträdande prefekt

På institutionen ska finnas en ställföreträdande prefekt som kan ersätta prefekten när han/hon inte är tillgänglig. Institutionen kan också ha en/flera biträdande prefekt(er) till vilken prefekten kan delegera arbetsuppgifter.

Prefekts ledningsråd 

Prefekts ledningsråd består av prefekt och ämnesföreträdare. 
Ledningsrådet är rådgivande till prefekt i frågor som rör utbildning och forskning samt innovation och samverkan och i övriga frågor som rör uppfyllandet av institutionens strategiska mål. 

Ämnesföreträdare, Studierektorer FoU, Studierektorer GU

Förslag på ämnesföreträdare, studierektor institutionens FoU och institutionens studierektor för GU tas fram genom dialog mellan personalen och institutionens prefekt. Samma person kan ha flera roller. Institutionsstyrelsen utser aktuella personer för samma period som prefekten är förordnad.

Studierektorer för ämnesområdenas GU och FoU tas fram i dialog mellan personalen i respektive ämnesområde och ämnesföreträdarna och utses av prefekten.

Ämnesföreträdare 

Ämnesföreträdaren skall i samarbete med övriga anställda ansvara för ämnesområdets verksamhet och utveckling. Ämnesföreträdaren skall företräda ämnesområdets intresse både inom universitetet och i samhället i övrigt och verka för samarbeten inom institutionen, inom universitetsvärlden och med omgivande samhälle.

Prefekten delegerar ansvar rörande ekonomi, personal, lokaler och utrustning till ämnesföreträdarna. Prefekten sköter emellertid fortfarande institutionsgemensamma frågor och har det övergripande ansvaret för hela verksamheten.

Ämnesföreträdarna ska bl. a:

• Ansvara för ekonomisk förvaltning och se till att användning av medel är motiverad och att medel finns avsatta till verksamheten
• Främja goda arbetsförhållanden
• Ansvara för arbetsledning och fördelning av arbetet

Ämnesföreträdare för ämnesområdena tas fram i dialog mellan personalen i respektive ämnesområde och prefekten och utses av institutionsstyrelsen.

Ämnesföreträdaren ska vara lärare vid institutionen anställd på minst 50 %.

Studierektorer FoU

För det övergripande arbetet med och samordningen av institutionens forskarutbildning svarar en lärare (studierektor för institutionens FoU) och en administratör (forskarutbildningsadministratör). Studierektor för institutionens FoU utses bland institutionens lärare av institutionsstyrelsen för samma tidsperiod som prefekten.

Inom varje ämnesområde utses en person ansvarig för forskarutbildningen (studierektor för ämnesområdets FoU). Studierektor för ämnets FoU ska i samarbete med övriga forskare inom ämnet svara för att forskarutbildningen planeras, genomförs, utvecklas och samordnas. 

För att arbeta med övergripande frågor som berör forskarutbildning och med samordning av forskarutbildningen inom institutionen bildar studierektor för institutionens FoU, studierektorerna för ämnesområdenas FoU, FoU-administratörer och prefekten en arbetsgrupp under institutionsstyrelsen.

Studierektorer FoU utses för samma tidsperiod som prefekten bland ämnesområdets huvudhandledare. Arbetet bedrivs i nära samarbete med såväl prefekt som ämnesföreträdare.

Studierektorer GU

För det övergripande arbetet med och samordningen av institutionens grundutbildning svarar en lärare (studierektor för institutionens GU) och en administratör (utbildningsadministratör). Studierektor för institutionens GU utses bland institutionens lärare av institutionsstyrelsen för samma tidsperiod som prefekten.

Inom varje ämnesområde finns också en person ansvarig för grundutbildningen (studierektor för ämnesområdets GU). Hon/han svarar för att ämnesområdets utbildning planeras, genomförs, utvecklas och samordnas.

För att arbeta med övergripande frågor som berör grundutbildningen och samordning av grundutbildningen inom institutionen bildar studierektor för institutionens GU, ämnesområdenas studierektorer och GU-administratörer en arbetsgrupp under institutionsstyrelsen.

Studierektorer utses bland ämnesområdets lärare för samma tidsperiod som prefekten. Arbetet med grundutbildningen bedrivs i nära samarbete med såväl prefekt som ämnesföreträdare.

Husprefekt

Husprefekten hanterar och ansvarar för frågor som berör hela Ingvar Kamprad Designcentrum (IKDC). Ansvaret omfattar såväl byggnad (lokaler) som inredning och gemensam utrustning. Uppdraget innefattar även arbete med de HMS-frågor (HMS = Hälsa-Miljö och Säkerhet) som berör den fysiska miljön. Husprefekten arbetar också med infrastrukturen i huset, inklusive datorfrågor och restaurang[1]verksamhet. Arbetet sker i nära samarbete med institutionens servicegrupp, prefekt och ämnesföreträdare. Husprefekten föreslås av institutionsstyrelsen och utses av LTH:s rektor.

Administrativa uppgifter vid institutionen

Institutionens administration samordnas för att säkerställa, effektivisera och utveckla administrativa uppgifter och leds av prefekt. Arbetsområden som samordnas är hantering av ekonomi, personalfrågor, information, kommunikation, grundutbildning, forskarutbildning och övergripande forskningsfrågor.

Verkstads- och laboratorieföreståndare

För arbetet med institutionens verkstad och laboratorielokaler (ex. Aerosollab, Klimatlab, VRlab och Usabilitylab) svarar en eller flera föreståndare. Prefekten delegerar ansvar rörande ekonomi, personal, lokaler och utrustning till föreståndarna.

Föreståndarna ska bl. a:

• Ansvara för att den dagliga verksamheten fungerar när det gäller personal och studenter, ekonomi, lokaler, inredning och utrustning.
• Främja goda arbetsförhållanden
• Se till att verksamheten i verkstaden/laboratorierna bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och enligt lokala direktiv från LU/LTH

Föreståndare tas fram i dialog mellan prefekt och personalen involverad i respektive verksamhet och utses av prefekten.

Uppdaterad 2014-11-26

Diarienummer STYR2024/2377

Samlad delegation från prefekt 2024-07-01 – 2027-06-30

Prefekten delegerar följande arbetsuppgifter till:

• avdelningsföreståndare
• administrativ chef 
• husprefekt
• institutionens studierektorer för grundutbildning
• institutionens studierektorer forskarutbildning 
• ämnesområdesansvarig för grundutbildning
• ämnesområdesansvarig för forskarutbildning
• enhetskoordinator aerosolteknologi
• enhetskoordinator ergonomi
• föreståndare/ansvarig verkstäderna ID-A
• föreståndare VR-lab och andvändbarhetslab, aerosol lab, 3D lab
• föreståndare Ljuslab
• föreståndare klimatlab
• föreståndare Soft Tool-verkstad (studentverkstäder)

Verksamhetsfrågor

Prefekten är institutionens chef. Prefekten ska verka för att forskning och utbildning bedrivs med högkvalitet inom institutionens verksamhet och verka för att främja institutionens samverkan med det omgivande samhället. Prefekten företräder institutionen inom och utom universitet. Prefekten ansvarar för institutionens löpande verksamhet och ska försäkra sig om att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, förordningar, kollektivavtal och andra avtal för att säkerställa en korrekt myndighetsutövning och att arbetsgivaransvaret upprätthålls. 
Prefekten har ett ansvar för hela verksamheten vid institutionen och ansvarar mot LTH:s ledning. Prefekten ska tillse att verksamheten bedrivs enligt gällande lagstiftning och enligt de direktiv som LU och LTH utfärdar.

Prefekten ansvarar för institutionens strategiska planering i samråd med institutionens styrelse och avdelningsföreståndare och administrative chef.

Prefekten ska tillse att marknadsföring och tillvaratagande av institutionens intresse sker såväl lokalt som nationellt och internationellt.

Prefekten ska, när detta kan öka kvalitén på institutionens verksamhet, verka för samordning inom institutionen och initiera nya samarbeten.

Avdelningsföreståndarna, administrativ chef och prefekten har regelbundna möten där strategiska och aktuella frågor diskuteras. 

Se STYR 2024/24, s.32 Avdelningsföreståndare är en medarbetare vid institutionen som har ansvar för en avdelning. Förekomst av eventuella avdelningar och avdelningsföreståndare vid institutionen beslutar institutionsstyrelsen om. Avdelningsföreståndare utses av prefekten. 
Ansvar, uppdrag och rätt att fatta beslut regleras av delegationsordning vid institutionen. Mandatperiod enligt överenskommelse. För IDV är mandatperioden tre år.

Administrativ chef är en tjänst med ansvar delegerat från prefekt.

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive avdelningsföreståndare och 
administrativ chef:

• Att tillse att verksamheten inom avdelningen som avdelningsföreståndaren och administrativ chef företräder bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och enligt lokala direktiv från LU/LTH.
• Att tillse att marknadsföring och utveckling av avdelningens verksamhet sker.
• Aktivt arbeta med institutionens strategiska plan

Personalfrågor

Prefekt har det övergripande ansvaret för personalledning, arbetsfördelning, organisation av institutionen och arbetssätt och utveckling och fortbildning av personalen. Prefekten har också det övergripande ansvaret för såväl fysisk som psykosocial arbetsmiljö som för jämställdhets och mångfaldsfrågor samt rehabiliteringsfrågor. Prefekt ansvarar för att val av skyddsombud genomförs vart tredje år.

Prefekten ansvarar för:

• Att en skriftlig delegation finns på institutionen.
• Att personalplaner upprättas årligen.
• Tillsättning av tjänster som ej behandlas av lärarförslagsnämnd. Prefekten deltar i lärarförslagsnämndernas arbete (vid behov tillsammans med avdelningsföreståndare).
• Att i samråd med avdelningsföreståndaren och administrativ chef ge förslag på lönesättning och medverka vid institutionens lönerevision.
• Att utvecklingssamtal genomförs med alla medarbetare på institutionen med avdelningsföreståndare, biträdande prefekt eller administrativ chef. Prefekten genomför utvecklingssamtal med ställföreträdande/biträdande prefekt, avdelningsföreståndare, husprefekt och med administrativ chef. 
• Att upplysa om regelverket och rapportering vid bisysslor samt godkänna dessa. 
• Prefekten beslutar om och attesterar alla anställningar och tjänstledigheter som är 3 månader eller längre. 
• Prefekten beslutar om doktoranders tjänstledighet oberoende av längd

Avdelningsföreståndare och administrativ chef har ansvar för personalfrågor så som att leda och fördela arbetet, ansvara för kompetensutveckling av gruppens medarbetare, ansvara för att utvecklings- löne- och lönesättande samtal genomförs, ge förslag på lön till prefekt samt i övrigt det som anges i institutionens delegationsordning.

Konkret innebär detta att följande arbetsuppgifter delegeras till respektive avdelningsföreståndare och administrativ chef:

• Uppgifter inom arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, enl. STYR 2020/2060.
• Personalledning, arbetsfördelning, organisation av verksamheten och av arbetssättet.
  Avdelningsföreståndaren och administrativ chef är skyldig att minst en gång per år tillsammans med prefekten gå igenom personal- och kompetenssituationen vid avdelningen.
• Utveckling och fortbildning av avdelningens personal.
• Bidra till ett stimulerande och inkluderande arbetsklimat inom avdelningen och på institutionen i stort.
• Beredning, rekrytering och anställning av personal i samråd med prefekten.
• Introduktion av ny personal inom avdelningen.
• Upprätta personalplaner förankrade i budget, verksamhetsplaneringen och individens arbetsbelastning och mål med avdelningens personal och i samråd med prefekten.
  Uppföljning av personalplan vid utvecklingssamtal.
• Löneförslag till prefekten.
• Arbetstidsfrågor, t ex att arbetstidslagen efterföljs, fastställa övertid, övertimmar, extra arvoden mm.
• Informera och vid behov diskutera bisysslor med avdelningens personal.
• Att personalen har tillgång till adekvat utrustning för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, bland annat arbetsplatsdatorer och mobiltelefoner.
• Beviljande av tjänstledigheter mindre än 3 månader (ej doktorander).

Ekonomi

Prefekten ansvarar för institutionens underlag för planering och uppföljning (budgetförslag, årsredovisning) samt institutioners övergripande ekonomi.

Prefekten måste skriftligen godkänna följande ärenden:

• Långsiktiga avtal (≥ 5 mån)
• Större satsningar och åtaganden (≥ 499 000 kr) – inköp, ansökningar, anställningar, arrangemang.

Avdelningsföreståndaren och administrativ chef ansvarar för sin verksamhets ekonomiska förvaltning och ser till att användning av medel är motiverad och att medel finns avsatta till avdelningens verksamhet så att verksamheten är i balans. Avdelningsföreståndaren och administrativ chef är skyldig att vid behov, respektive tertial, tillse att avdelningens ekonomi följs upp och redogörs för prefekt och vid avvikelse redogörs för prefekt

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive avdelningsföreståndare och administrativ chef:

• Att till prefekten lämna underlag för planering och uppföljning (budgetförslag, tertialbokslut, prognoser samt helårsbokslut) av verksamheten när krävs och efterfrågas.
• Att redogöra för avdelningens ekonomiska och vetenskapliga resultat (projektresultat etc.) till olika anslags- och bidragsgivare.
• Att årligen till prefekt sammanställa forskningsansökningar som skickats in från avdelningens medarbetare och vilka av dessa som blivit beviljade.
• Tecknande av utbetalningsorder.
• Att personalen informeras om och utbildas i gällande regler och rutiner för medelshantering. Observera speciellt regler och rutiner avseende ersättning i samband med resor i tjänsten, användning av betalkort, användning av telefon, regler för representation och personalfrämjande åtgärder. 

Avdelningsföreståndare och administrativ chef ansvarar för att reglerna efterföljs inom avdelningen

Lokaler, inredning och utrustning

Husprefekt

Prefekten ansvarar för den övergripande planeringen av lokaler, inredning och utrustning.
Husprefekt utses av prefekt. Prefekten delegerar skötseln av lokalerna i IKDC inklusive inredning och gemensam utrustning till husprefekten. Husprefekten svarar också för att den gemensamma infrastrukturen (lokalvård, teknisk utrustning, säkerhetsutrustning etc.) på institutionen fungerar.

Prefekten delegerar även arbetet med frågor rörande Hälsa-Miljö-Säkerhet (HMS) till husprefekten. I detta arbete innefattas ansvar för:

• Uppgifter inom arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, enl. STYR 2020/2060.
• Hälsofrågor som berör den fysiska miljön. 
• Genomförande och uppföljning av skyddsrond. Skyddsrond genomförs minst en gång per år. Ska ske i dialog med verkstadspersonal och föreståndare för laboratorier. 
• Att arbetet med fysisk HMS (HMS = Hälsa, Miljö, Säkerhet) fungerar och följs upp i samråd HR-partner, såsom: 
  – säkerheten omkring gemensamma maskiner och annan gemensam utrustning
  – tillhandahållande av erforderlig skyddsutrustning och tillsyn av att den används
  – miljöfrågor som är direkt knutna till verksamheten i huset.
  – Säkerhetsfrågor som berör både personers säkerhet och säkerhet för lokaler och utrustning i huset.
  – Genomförande av skyddsrond och tillsyn i samtliga lokaler och uppföljningar i HMS. 
• Utbildning av personalen för att öka säkerheten vid olika tillbud och olyckor.
• Tillhandahållande av första-hjälpen-utrustning. 
• Anmälan av arbetsskador och tillbud.
• Att minst en gång per kvartal gå igenom anmälda tillbud och arbetsskador med prefekt.
• Årlig brandskyddsövning.
• Att personalen utbildas i hjärt- och lungräddning.
• Att akuta reparationer blir utförda.
• Trivselfrågor som berör den fysiska miljön som t.ex. frågor kring caféverksamheten.

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive avdelningsföreståndare och administrativ 
chef:

• Att Lund universitets miljöpolicy efterlevs.
• Ordning och säkerhet i verksamhetens lokaler.
• Att omedelbart till husprefekten anmäla behov av akuta reparationer.
• Att omedelbart till prefekten och husprefekten anmäla om lokaler ej uppfyller krav enligt lag och/eller förordningar beträffande yttre miljö och arbetsmiljö (t ex utsläpp från laboratorier, kemikaliehantering, ventilation, avfallshantering).
• Att inredning och utrustning underhålls, återanskaffas och kompletteras.
• Att all upphandling av varor och tjänster följer lagen om offentlig upphandling.
• Att egendom av större värde eller som annars är stöldbegärlig märks och införs i föreskrivet register.
• Att försäljningen av övertaligt material sker i affärsmässiga former.
• Att alla programvaror och webbtjänster som används är korrekt licensierade och att alla licensregler följs

Övrigt

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive avdelningsföreståndare och administrativ chef.

• Att handlingar som kräver diarieföring upprättas och diarieförs. 
• Att kopieringsavtalet efterföljs
• Tillse att personal har information och kunskap om upphovsrättsliga frågor
• Att datorbaserade personregister som finns eller planeras anmäls till juridiska enheten.
• Att särskilt tillstånd söks hos Datainspektionen för integritetskänsliga register.
• Att god säkerhetsnivå hålls vid användning av datorer, datakommunikation och applikationssystem samt att säkerhetsrutiner följs.
• Att personalen informeras om och utbildas i regler och anvisningar för användning av datorer och datanät och att alla har kännedom om institutionens datapolicy.
• Att forskningsprojekt när detta är relevant prövas av etiska kommittén. Och tillser att datahantering i forskningsprojekt sker på korrekt sätt.

Prefekten ansvarar för motsvarande frågor på institutionsnivå

Grundutbildning

För det övergripande arbetet med samordning av institutionens grundutbildning svarar studierektor för institutionens GU, lärare från respektive avdelning och grundutbildningsadministratörer från respektive avdelning.

Studierektor för institutionens GU utses bland institutionens lärare, utses av LTHs rektor efter förslag från prefekt. 

Inom varje avdelning och/eller ämnesområde finns också en person ansvarig för grundutbildningen, ämnesområdesansvarig GU. Hen svarar för att avdelningens och/eller ämnesområdets utbildning planeras, genomförs, utvecklas och samordnas.

Ämnesområdesansvarig GU är en av avdelningens lärare och tas fram i dialog mellan personalen vid respektive avdelning och avdelningsföreståndaren och utses av prefekten. Tidsperioden är i normalfallet samma tidsperiod som för prefekten.

Prefekten delegerar till studierektor för institutionens GU att:

• Svara för det kontinuerliga arbetet riktat mot såväl programledningar som utbildningsnämnder inom LTH och mot LU centralt. Vid långsiktiga åtaganden eller strategiska beslut måste prefekten godkänna dessa.
• Samordna institutionens grundutbildning. Detta arbete sker i samråd ämnesområdesansvariga för GU och GU-administratörer.
• Ansvara för utveckling av kvaliteten på institutionens grundutbildning.
• Arbeta för en kompetensutveckling för institutionens lärare.
• Har kontinuerlig dialog med institutionens representanter i utbildningsnämnder och programledningar. 
• Uppföljning pedagogiska kurser

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive ämnesområdesansvarig för GU:

• Att ämnets undervisning utvecklas, planeras och genomförs. Arbetet bedrivs i nära samarbete med respektive avdelningsföreståndare och vid behov med studierektor för institutionens GU liksom prefekt.
• Att institutionen följer av universitetsstyrelsen fastställda riktlinjer för relationen mellan institutionen och studenterna vid Lund universitet.
• Att studenterna får erforderlig utbildning om arbetsmiljö, säkerhet och miljö. Detta ska speciellt uppmärksammas när det gäller arbete i laboratorier och verkstäder. Arbetet ska samordnas med föreståndaren för aktuellt laboratorium eller verkstad.
• Att rapportera information om program och kurser till universitetsgemensamma utbildningsregister.
• Att de delar av antagningsproceduren som delegerats till institutionen genomförs enligt antagningsordningens föreskrifter.
• Att gällande regler om inrapportering till LADOK följs.
• Att kursbevis utfärdas.
• Att ämnesområdet genomför kursutvärderingar.
• Internationellt utbyte.
• Att examinator för samtliga kurser och en aktuell förteckning föreslås. Beslut om examinatorer görs av prefekt.
• Att alla genomförda examensarbeten finns i aktuella register och är införda i LUP.

Forskarutbildning

Prefekten har det övergripande ansvaret för institutionens forskarutbildning och antar doktorander till forskarutbildningen. För det övergripande arbetet med och samordningen av institutionens forskarutbildning svarar en lärare, studierektor för institutionens FU, och en administratör forskarutbildningsadministratör.

Studierektor FU är ansvarig för att följa upp kvaliteten på institutionens forskarutbildning och bistår forskarutbildningsnämnden i dess arbete med utbildning på forskarnivå.

Studierektor FU utses bland institutionens lärare, utese av LTH:s rektor efter förslag från prefekt.

Inom varje avdelning och/eller ämnesområde utses en person ansvarig för forskarutbildningen, ämnesområdesansvarig FU. Hen ska i samarbete med övriga forskare inom ämnesområdet svara för att forskarutbildningen planeras, genomförs, utvecklas och samordnas.

För att arbeta med övergripande frågor som berör forskarutbildning, IDVs strategi och med samordning av forskarutbildningen inom institutionen bildar studierektor FU, Ämnesområdesansvarig FU, FU-administratörer och prefekten en arbetsgrupp under institutionsstyrelsen. Minst en doktorand bör medverka i FU-arbetsgruppen.

Ämnesområdesansvariga FU är en av avdelningens handledare och tas fram i dialog mellan personalen vid respektive avdelning och avdelningsföreståndaren och utses av prefekten. Tidsperioden är i normalfallet samma tidsperiod som för prefekten.

Prefekten delegerar till studierektor för institutionens FU att:

• Arbeta med att utveckla kvaliteten på institutionens forskarutbildning.
• Är institutionens kontaktperson mot LU och LTH och deltar företrädesvis i möten och utbildningar.
• Samordnar arbetet med institutionens forskarutbildning. Detta arbete sker i samråd med Ämnesområdesansvariga för FU, FU-administratörer och doktorandrepresentanter.
• Leder arbetet i institutionsstyrelsens arbetsgrupp för forskarutbildningen.
• Arbetar för en kompetensutveckling för institutionens handledare.

På delegation av prefekten kan enhetskoordinator hålla utvecklingssamtal med doktorander och postdocs. Studierektor för institutionens forskarutbildning kan också delta i utvecklingssamtal med doktorander, samt godkänna doktorandkurser som doktoranderna har deltagit i utanför Lunds universitet.

Följande arbetsuppgifter delegeras till respektive Ämnesområdesansvarig för FU. Arbetet bedrivs i samarbete med såväl prefekt som avdelningsföreståndare.

• Att i samarbete med övriga handledare inom ämnesområdet tillvarata ämnets intresse.
• Svara för ämnesområdets forskarutbildning utvecklas och samordnas.
• Bereda antagning av nya doktorander inom ämnesområdet.
• Att årliga studieplansmöten genomförs och att aktuell (årlig) studieplan finns för alla doktorander.
• Inom institutionsstyrelsens arbetsgrupp för forskarutbildning arbeta för att samordna och utveckla forskarutbildningen.
• Att gällande regler om inrapportering till LADOK följs.
• Att alla genomförda licentiat- respektive doktorsavhandlingar finns i aktuella register och är införda i LUP.

Verkstäder och laboratorium 

Institutionen har omfattande verkstäder och laborativ verksamhet. För varje laboratorium eller verkstad utser prefekten en föreståndare. Dessa personer sköter den dagliga verksamheten på delegation av prefekt.

Maskinansvariga ID-A verkstäderna (träverkstäderna och metallverkstäderna)

Följande arbetsuppgifter delegeras till maskinansvariga träverkstäderna och metallverkstäderna. Arbete utformas / bedrivs i samarbete /samråd med husprefekt och administrativ chef.

Maskinansvarig ansvarar för att:

• den dagliga verksamheten i laboratoriet fungerar när det gäller lokaler, inredning och utrustning
• regler efterlevs och rutiner upprättas vad gäller hälsa, miljö och säkerhet kring maskiner och utrustning
• ser till att såväl anställd som student får den information och utbildning som är nödvändig för att kunna genomföra uppgiften på ett säkert sätt. 
• eventuella fel, brister och problem rapporteras till husprefekt, administrativ chef eller prefekt. 
• omedelbart till administrativ chef, prefekt eller husprefekt anmäla om lokaler ej uppfyller krav enligt lag och/eller förordningar beträffande yttre miljö, säkerhet och arbetsmiljö (tex. utsläpp, kemikaliehantering, ventilation och avfallshantering) 
• riskanalys genomförs vid införskaffning av ny utrustning eller nytt material t.ex. nya kemikalier.
• inredning och utrustning underhålls, återanskaffas och kompletteras. 
• all upphandling av varor och tjänster följer lagen om offentlig upphandling.
• egendom av större värde eller som annars är stöldbegärlig märks och införs i föreskrivet register.
• försäljningen av övertaligt material sker i affärsmässiga former i samråd med administrativ chef. 
• alla programvaror och webbtjänster som används är korrekt licensierade och att alla licensregler följs.
• regler och policy vad gäller IT och datoranvändning efterlevs och rapporterar eventuella fel, brister och problem till servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se)

Lab-föreståndare aerosollaboratoriet, ljus-laboratoriet, 3D-laboratoriet, VR- och användbarhetslaboratoriet

Följande arbetsuppgifter delegeras till föreståndaren för aerosollaboratoriet, ljus-laboratoriet, 3D-labbet, VR- och användbarhetslaboratoriet. Arbete utformas / bedrivs i samarbete /samråd med husprefekt. 

Föreståndaren ansvarar för att:

• den dagliga verksamheten i laboratoriet fungerar när det gäller lokaler, inredning och utrustning
• regler efterlevs och rutiner upprättas vad gäller hälsa, miljö och säkerhet kring maskiner och utrustning 
• ser till att såväl anställd som student får den information och utbildning som är nödvändig för att kunna genomföra uppgiften på ett säkert sätt. 
• eventuella fel, brister och problem rapporteras till husprefekt eller prefekt. 
• omedelbart till prefekt eller husprefekt anmäla om lokaler ej uppfyller krav enligt lag och/eller förordningar beträffande yttre miljö, säkerhet och arbetsmiljö (tex. utsläpp, kemikaliehantering, ventilation och avfallshantering) 
• riskanalys genomförs vid införskaffning av ny utrustning eller nytt material t.ex. nya kemikalier. 
• inredning och utrustning underhålls, återanskaffas och kompletteras. 
• all upphandling av varor och tjänster följer lagen om offentlig upphandling.
• egendom av större värde eller som annars är stöldbegärlig märks och införs i föreskrivet register.
• försäljningen av övertaligt material sker i affärsmässiga former. 
• alla programvaror och webbtjänster som används är korrekt licensierade och att alla licensregler följs.
• verksamhet i laboratoriet måste godkännas av föreståndaren innan den påbörjas.
• regler och policy vad gäller IT och datoranvändning efterlevs och rapporterar eventuella fel, brister och problem till servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se)

För ID-A, VR och användbarhetslabbet ska speciellt följande arbetsområden uppmärksammas:

• montering av föremål på hög höjd 
• utformning av datorarbetsplatser
• elsäkerhet 

För aerosol-labbet ska speciellt följande arbetsområden uppmärksammas:

• kemikaliehantering, innefattande bl.a. lagring, märkning, information, instruktion föranvändning av kemikalier och tillsyn av dragskåp och ögonduschar
• elsäkerhet, observera speciellt användning av olika typer av mätutrustning 
• radioaktiva preparat, innefattande såväl hantering som användning
• hantering som användning av försöksdjur

För 3D-labbet ska speciellt följande arbetsområden uppmärksammas:

• Säkerhet kring brand och hälsa gällande pulverhantering, innefattande bl.a. lagring, märkning, information, instruktion för användning i synnerhet av metallpulver, men även plastpulver. 
• Säkerställa att dammande moment, tex blästring, utförs på ett säkert sätt och med korrekt och fungerande utrustning och material. 
• Tillsyn av funktion på dragskåp och övrig skyddsventilation Kontroll av ögondusch. Årlig service av dragskåp i huset samordnas av husprefekt. 
• elsäkerhet, observera speciellt användning av metallprintern och risker med statisk elektricitet. 
• Ta fram rutiner för städning av labbet. 

För de laboratorier/verkstäder som nyttjas av mer än en användargrupp planerar verkstadsföreståndaren tillsammans med prefekt hur verksamheten ska kunna fungera och ansvarar för genomförandet av beslut. 

Delegation till Föreståndare för soft-tool verkstäderna

Med soft-tool verkstäder avses alla verkstäder och workshop-lokaler där ID studenter har tillträde men som ej bemannas av verkstadspersonal, dvs. stora studentverkstaden (rum 179), syverkstad (rum 268), Student 3D printrummet (rum 271), keramikverkstaden och lerverkstaden (rum 283-285). 

Soft-tool verkstäderna på IKDC leds av föreståndaren för industridesignskola, dvs skolchefen. Föreståndaren utses av prefekt. Föreståndaren kan utse en forskningsingenjör för soft-tool-verkstäderna med specifikt ansvar för den dagliga verksamheten. Föreståndaren har det övergripande ansvaret för hälsa-miljö och säkerhet (HMS). Föreståndaren har ansvarar för att den dagliga verksamheten i softtool verkstäderna fungerar när det gäller studenter, lokaler, inredning och utrustning, samt arbetsledning av föreståndare. Föreståndaren ska se till att 
verksamheten i verkstaden bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning och enligt lokala direktiv från LU/LTH. Föreståndaren och forskningsingenjören ska samverka för att säkerställa och utveckla verksamheten i softtool verkstäderna. 

Föreståndaren ser till att berörda personer såväl anställda som studenter får den information och utbildning som är nödvändig för att kunna genomföra uppgiften på ett säkert sätt. All ny verksamhet i softtool verkstäderna måste godkännas av föreståndaren innan den påbörjas. 
Husprefekten ansvarar för att årligen genomföra skyddsrond samt brandskyddsronder inom softtool verkstäderna. Föreståndaren ansvarar för att eventuella krav på åtgärder som rör utrustning och rutiner i lokalerna, och som exempelvis identifieras vid skyddsrond, genomförs.

Studenter kan engageras i den dagliga verksamheten på kontrakt och i överenskommelse som amanuenser eller studentmedarbetare, men föreståndaren har fortfarande det yttersta ansvaret.

Föreståndaren ska omgående informera prefekten om delegerade arbetsuppgifter inte kan
utföras.

Lokaler, inredning och utrustning
Prefekten delegerar skötseln av verkstaden (inklusive lokalvård, inredning och utrustning) till föreståndaren. 

• Miljöfrågor som är direkt knutna till verksamheten i huset. Lunds universitets miljöpolicy ska efterlevas.
• Säkerhet för lokaler och utrustning.
• Riskanalys genomförs vid införskaffning av ny utrustning. 
• Att akuta reparationer blir utförda. 
• Att omedelbart till husprefekten och prefekten anmäla om lokaler ej uppfyller krav enligt lag och/eller förordningar beträffande yttre miljö och arbetsmiljö (t ex utsläpp från laboratorier, kemikaliehantering, ventilation, avfallshantering).
• Att inredning och utrustning underhålls, återanskaffas och kompletteras. 
• Att all upphandling av varor och tjänster följer lagen om offentlig upphandling. 
• Att egendom av större värde eller som annars är stöldbegärlig märks och införs i föreskrivet register.
• Att försäljningen av övertaligt material sker i affärsmässiga former. 
• Ansvar för att regler och policy vad det gäller utrustning efterlevs. 
• Ansvar för att regler och policy vad gäller IT och datoranvändning efterlevs och rapporterar eventuella fel, brister och problem till datorservice.

Föreståndaren skall även ansvara för:

• Att eget arbete i softtools verkstäderna utförs enligt föreskrifterna för användande av verkstäder vid Lunds universitet för eget arbete dnr I A32 11892/94 (Föreskrifter för användande av verkstäder vid Lunds universitet för eget arbete, PDF 49 KB). Föreståndaren ger tillstånd till att sådant arbete utförs, enligt ovan angivna föreskrifter. 
• Att säkerhetspolicyn för Lunds Universitet (Dnr BY 2013/52) följs (Arbetsmiljöpolicy för Lunds universitet, PDF 201 KB).